EAD en de Annual Meeting van de SAA in 2009

Een bezoek aan de jaarlijkse vergadering van de Society of American Archivists is voor mij inmiddels routine geworden. Je weet hoe het georganiseerd is, en wat je ongeveer kunt verwachten. De eerste keer, in 2003 in Los Angeles, was het spannend omdat alles nieuw voor me was. Nu, in Austin Texas, kon ik mij als een routinier bewegen, hier en daar oude bekenden groetend, een praatje makend, en vooral efficiënt de informatie halen waarnaar ik op zoek ben, of waarin ik geïnteresseerd ben.


De jaarvergadering van de SAA is gewoonlijk groots opgezet, en duurt een week, dit jaar van maandag 10 tot en met zondag 17 augustus. De maandag is alleen voor SAA-bestuurders, en wordt dus door de meeste deelnemers gevoeglijk overgeslagen. Dinsdag en woensdag is gevuld met vergaderingen van commissies en groepen van de SAA, welke voor leden en niet-leden toegankelijk zijn. Donderdag, vrijdag en zaterdag zijn gevuld met de vele sessies, workshops, seminars en presentaties. Zo'n 75 parallelsessies zijn er georganiseerd, steeds 10 à 11 tegelijk in zeven dagdelen. Ieder van de ca. 1150 deelnemers moet dan uit dit aanbod een keuze maken en kan maximaal 7 sessies bijwonen. Tussendoor zijn er nog plenaire bijeenkomsten met een formeel (opening en sluiting), ceremonieel (uitreiking awards), commercieel (bedrijfspresentaties) of entertainment karakter (receptie, 'archives in the movies'). Op zondagochtend sluit de bijeenkomst van de EAD Working Group de jaarvergadering van de SAA af.

Woensdag 12 augustus vonden de 'roundtables' plaats van de SAA-groepen EAD, Archivist's Toolkit, OCLC-RLG en van de Description Section. Deze bijeenkomsten werden de werkzaamheden en de resultaten van het afgelopen jaar toegelicht en besproken. Bijzonder interessant was de presentatie van Mark Matienzo van de New York Public Library. Hij beweerde dat EAD maar beter afgeschaft kon worden, want het was een slecht ontwerp. Het was een vermenging van beschrijvingen van archiefdocumenten en contextuele informatie. En als we EAD niet wilden afschaffen, moest het vooral strakker worden, gericht op koppeling met databases, en vooral ook op het semantische web.



De volgende dagen waren bestemd voor de sessies. Ik heb presentaties bijgewoond over het gebruik van Web 2.0-technieken, het creëren en ondersteunen van online communities, massale digitalisering, efficiëntere vormen van archiefbewerking ("More Product Less Process"), het gecombineerd gebruik van EAD en EAC-CPF en de presentatie van de nieuwe versie van EAC-CPF voor het beschrijven van de archivistische context, de archiefvormers. Een aardige presentatie was die van het open source softwarepakket Omeka, bestemd voor het presenteren van foto- en archiefmateriaal in de vorm van 'tentoonstellingen'. De gehele vormgeving is kant en klaar beschikbaar en kan met behulp van sjablonen worden toegepast.
Uiteraard werd er ook aandacht geschonken aan het 75-jarig bestaan van de National Archives and Record Administration, de nationale archiefdienst van de Verenigde Staten, en wel tijdens een plenaire bijeenkomst met toespraken en met een videopresentatie.


Zondagochtend 17 augustus vond traditiegetrouw de laatste bijeenkomstplaats: die van de EAD Working Group. Deze stond dit jaar geheel in het teken van de voorgenomen herziening van EAD. De huidige versie van de EAD Document Type Definition stamt uit 2002, terwijl er in 2006 een Schema-versie als afgeleide daaraan is toegevoegd. De richting die deze herziening uit lijkt te gaan is de ontwikkeling van een strakkere versie van EAD, met minder variatie in de markering. De nieuwe versie zal ook database vriendelijker zijn, hetgeen o.m. inhoudt dat het aantal elementen met gemengde inhoud (tekst + elementen) zal verminderen. Ook de dateringselementen zullen worden aangepakt, waarbij de jaartallenreeksen zullen worden opgesplitst in afzonderlijke elementen, bijv. <dateStart> en <dateEnd>. Omdat ook de ICA standaarden aan revisie onderhevig zijn, zal met de eventuele wijzigingen daarvan rekening worden gehouden. De internationale leden van de werkgroep benadrukten het gevaar van een te strakke versie. Dan zouden de verschillende typen toegangen, die het resultaat zijn van verschillende beschrijvingstradities niet alle meer in EAD passen. Ook zou het betekenen dat bestaande EAD-documenten in veel gevallen handmatig moeten worden aangepast. Dat zou veel weerstand bij de bestaande en mogelijke toekomstige gebruikers kunnen oproepen. Besloten is om wel met de herziening te starten, maar ook een onderzoek te doen naar de wijze waarop EAD is toegepast. Ook is in overweging genomen om EAD in twee subversies te ontwikkelen, een uitgebreide voor de markering van de bestaande toegangen en voor minder gebruikelijke beschrijvingsmethodieken, en een strakkere, minder uitgebreide welke bedoeld is voor nieuwe toegangen en voor koppeling aan databases. Deze laatste zou dan een subset moet zijn van de uitgebreide subversie. Over de herziening is het laatste woord nog niet gezegd. Of, zoals Daniël Pitti het uitdrukte: Standards are politics.