De 23 archiefdingen van Web 2.0

Met horten en stoten heb ik dan ook de 23 archiefdingen doorlopen. Met horten en stoten, dat wil zeggen, onregelmatig en niet conform het vooraf opgestelde schema. Het was leuk om te doen, om nieuwe dingen te ontdekken en daarvan te leren. De methode zou toch wat schoolser moeten: elke week een nieuw ding, ingeroosterd, en zo mogelijk in onze trainingsruimte. Nu waren er steeds weer andere, urgentere zaken die, bij mij en bij de meeste collega's, voorrang moesten krijgen.

Zelf ben ik wel nieuwsgierig van aard, maar geen early adopter. Het 'nut' moet wel bewezen zijn, en het moet bij mijn levensstijl passen. Ik was er vroeg bij, bij het invoeren van de pc in het Algemeen Rijksarchief, maar ik was een van de laatste die zelf een eigen pc kreeg. We hadden in ons gezin in 1999 een mobiele telefoon - mijn dochter ging alleen op zomercursus in Zuid-Frankrijk - maar nog steeds gebruik ik dat ding maar mondjesmaat. Anderzijds, over internet was ik in 1998 nog heel sceptisch, maar inmiddels krijg ik afkickverschijnselen als ik een dag niet even mijn mail kan checken.



Zo zal het ook gaan met de 23 dingen. De meeste waren leuk om er kennis van te nemen. De podcast en muziek (#15 en #20) spraken me in het geheel niet aan. RSS-feeds volgen, bloggen en twitteren doe ik nu met enige regelmaat. Van de andere dingen zal ik er wellicht nog een enkele privé gaan gebruiken.

Voor zakelijk gebruik, dus binnen NA-verband, zie ik meer mogelijkheden. Behoudens het gezamenlijk muziek beluisteren via last.fm of blip.fm is er voor elk ding wel een toepassing te vinden.

Daar kunnen we op twee manieren mee omgaan. De eerste is de 'laat 1000 bloemen bloeien'-manier. Iedereen krijgt de kans ermee aan de slag te gaan. Gewoon doen dus, en kijken wat ervan komt. Het initiatief ligt bij de collega's. De andere is 'top down', dus gestuurd vanuit het management. Ik denk dat het een combinatie van beide zal moeten zijn om succesvol te zijn. Het initiatief van NALibrary is uitstekend, maar zonder steun en inbedding (budget in de vorm van tijd en geld) zal het niet kunnen overleven. Zoiets van boven opleggen zou niet werken, zonder het enthousiasme van medewerkers.

In onze gezamenlijke blogs zijn voldoende ideeën aangereikt. En laten we met z'n allen gewoon dingen verder uitproberen in de dagelijkse praktijk van ons werk. Zodra iets blijkt te werken, moeten we proberen het management zover te krijgen dat het structureel wordt. Niet elk ding hoeft meteen een succes te worden, maar het kan alleen een succes worden als het uit de vrijblijvende sfeer gehaald wordt.

Archief 2.0

Sinds januari 2008 ben ik lid van Archief 2.0. Daar ben ik vrij passief gebleven: zo af en toe heb ik een reactie geplaatst op een vraag of in een discussie. Zelf heb ik nog geen discussie of een blog gestart. Maar misschien komt dat nog wel.

Het heeft lang geduurd voordat deze community enige omvang kreeg. In juni 2007 zijn Christan van der Ven en Luud de Brouwer ermee gestart. En onze Yvette Hoitink was - niet verbazingwekkend - zo ongeveer het eerste lid. Inmiddels zijn er meer dan 400 mensen lid. Het sociale netwerk 2.0 heeft nu m.i. voldoende omvang gekregen om ook echt als community te gaan functioneren. Maar dan moeten we met z'n allen wel actief gaan deelnemen, door berichten te plaatsen en discussies te voeren.

Ik heb zojuist wat aanvullende, en op deze plaats niet zo terzake doende informatie toegevoegd bij foto's waarop een tweetal bussen voorkomen. Ik kon het niet laten...


Embleem op Leyland-bussen, 1952-1967

Footnote: ook in Nederland?

Footnote is inderdaad een zeer mooi hulpmiddel om digitale archiefdocumenten aan een groot publiek beschikbaar te stellen. Het concept spreekt mij enorm aan. In het kader van de 23-archiefdingen ben ik hiermee dan ook het langst aan het spelen geweest.

Het mooiste vind ik het transcriberen van geschreven teksten. Daarmee maak je moeilijk leesbare teksten voor iedereen toegankelijk. Dat hoef je maar één keer te doen, en dan kan ieder ervan mee genieten.

De kwaliteit van de getoonde scans was niet altijd even goed. Met name de van microfilms vervaardigd scans waren soms op het randje, en aan de zijkanten van de pagina's niet altijd leesbaar. Het transriberen van de Amerikaanse constitutie gaf mij toch wel een kick.


Het door George Washington ingevoegde art. 14 van hoofdstuk VI van de ontwerp-constitutie uit 1787.

Het uploaden van eigen documenten vind ik weer wat minder geslaagd. Dat komt omdat het merendeel van dat materiaal toch vooral bestaat uit persoonlijke foto's, die mij niets zeggen en alleen interessant zijn voor betrokken. Doe dat nou op Hyves of Facebook of in je blog, zou ik zeggen. En wees kritisch op het materiaal dat je uploadt, want dat moet aan hogere eisen voldoen, zowel technisch als inhoudelijk.

Ook het Nationaal Archief zou iets dergelijks moeten aanbieden. Dat kan natuurlijk op verschillende manieren: deelnemen aan Footnote, zoals het NARA ook doet. Maar dan zouden we wel een Nederlandstalige versie moeten hebben, want in het Engels schrikt dat toch een deel van onze doelgroep af. De nieuwe website zal waarschijnlijk gedeeltelijk ook deze faciliteiten bezitten, maar zo uitgebreid als Footnote zal het niet worden. Een goed voorbeeld van publiek-private samenwerking.

Sociale netwerken

Onlangs lid geworden van Hyves. Heb al één vriendin, mijn oudste dochter. Vooralsnog zie ik van dit soort sites de voordelen niet zo. Het gaat vooral om het onderhouden van contacten. Als je tot een community wil behoren, kan het heel nuttig zijn. Nu doe ik iets met een forum, en met nieuwsgroepen. En verder gaan de contacten toch meestal nog peer to peer. Niet iedereen hoeft te weten wat ik aan anderen te melden heb.

Voor een archiefdienst kan dit wel een mogelijkheid zijn, om deel te nemen aan een website van een community. De Polar Bear Expedition is een van de eerste en ook de meest beroemde. De ervaring leert dat het heel veel tijd en moeite kost om zo'n site in stand te houden. Want het is een community, en je hebt je als een communitylid te gedragen. Zoals met vele van de 23 dingen vereist dit, als je er als instelling mee wilt werken, een gedegen voorbereiding en planning. En vooral duidelijkheid over wat je er mee wilt bereiken.

Het library-ding

Dat ziet er leuk uit. Je eigen boeken catalogiseren. Als je van ordenen en beschrijven houdt, moet dit toch het summum zijn. Nou ja, het summum is wel erg hoog, maar het biedt mogelijkheden. Het is wel een bewerkelijk ding. Het kost toch vrij veel tijd om je boeken erin te krijgen. Met het zoeken in de catalogi van bibliotheken kom je een heel eind, maar als je wat obscure boeken toevoegt, dan moet je wel even zelf een titelblad toevoegen. Ook leuk, maar vergeet het woord "even" even. En laat ik nu meteen maar 10 objecten te hebben opgenomen, die nog niet eerder waren toegevoegd. Of misschien was de titel net weer even anders geschreven. En natuurlijk geen ISBN- of ISSN-nummer, dus dat helpt ook niet. Zie hier:

Het lijkt me een leuk ding voor mensen met dezelfde passie, die bovendien daarbij boeken en tijdschriften nodig hebben. Voor onze instelling kan het ook nuttig zijn, maar ik denk dat het dan goed is om een of enkele thema's te benoemen en daarbij de relevante literartuur te zoeken en aan te bieden. Zomaar alles zal voor een speciale bibliotheek met zeer geringe bezetting toch net iets te hoog gegrepen zijn. Bovendien is het toch ook van belang om te weten of het enig effect heeft. En dat kan alleen maar door eerst een doel te stellen en dan deze in meetbare termen te definiëren. Bijvoorbeeld: een groter publieksbereik, blijkend uit meer uitleningen aan niet-collega's, of uit meer raadplegingen van de online catalogus van buiten het NA.

Dus een mooi ding, maar niet iets dat je al te ondoordacht moet gaan gebruiken.

Casten en Tuben

Met beeld en geluid heb ik niet zoveel. Ik ben toch vooral 'tekstueel' ingesteld. Podcast, MP3, neen dat hoeft voor mij niet. Ik heb het even geprobeerd met een Walkman, ja van Sony, maar dat ding is na een paar keer ongebruikt in de kast terecht gekomen, en vervolgens geruisloos verdwenen. In het ronde archief, denk ik. Ik luister wel gewoon via de radio naar muziek, digitaal of gewoon analoog. Ik heb nog even geprobeerd om een RSS-feed in Netvibes te krijgen van de Radio 4-programma's Amoroso, Zondagochtendconcert en Viertakt op zaterdag, maar dat is me niet gelukt.

De professionele voorbeelden van de verscheidene National Archives waren ook niet echt overweldigend, althans mij spraken ze niet aan.

Een kleine toepassing zie ik nog voor het geven van uitleg bij bepaalde archieven of archiefseries in inventarissen. Soms is een uitgebreide toelichting mondeling, dus als geluid, beter te pruimen dan een lap tekst.

Een vergelijkbare ervaring heb ik met You Tube. Het is niet mijn favoriet, maar ook hier zie ik dezelfde mogelijkheden: uitleg in een filmpje met tekst op onze website. Het maken van zo'n filmpje zal nog wel wat tijd kosten, dus de implementatie van deze techniek zal, áls we er al aan beginnen, heel langzaam gaan.

Op You Tube zijn onvoorstelbaar veel filmpjes te vinden, over allerlei onderwerpen. En meestal van een heel matige kwaliteit. Zo zijn er over het spannende onderwerp "autobussen" al meer dan 25.000!



Maar er zitten ook juweeltjes tussen. Mijn kamergenoot heeft me geattendeerd op het bedrijfsuitje van Hitler:



Van dit type absurde humor kan ik geen genoeg krijgen. Maar om nu You Tube af te struinen, op zoek naar deze pareltjes. Neen daarvoor ben ik te lui. Ik houd me wel aanbevolen voor tips ....

Twitteren en chatten

Twitteren was zo ongeveer het eerste ding dat ik ook daadwerkelijk ben gaan gebruiken. De aanleiding was de mededeling - per interne e-mail - dat de Schaghenbrief zijn ervaringen van de reis naar New York ons al twitterend zou meedelen. Dat was nieuw, en dat leek me wel leuk. En geleidelijk heb ik zo wat berichtjes achtergelaten, meestal als reactie op een tweet van een ander.

Een aardige feature, die door Eric Hennekam als essentieel wordt geacht om je als archiefdienst staande te houden in de huidige digitale wereld. Hoewel zijn oordeel de potentie ervan wellicht iets overschat, zijn de niet-gebruikers eerder geneigd de mogelijkheden van deze en andere web 2.0-middelen te onderschatten. Je kunt er inderdaad een ander publiek mee bereiken. Maar dat gaat niet vanzelf. Af en toe lukraak een berichtje posten, dat dan door een paar volgers wordt opgepikt, ach, dat zet geen zoden aan de dijk. Ook de Schaghenbrief heeft maar zo'n 120 volgers. Maar met gerichte berichtjes, en simpele links naar uitgebreidere info - met plaatjes, uiteraard - is best op relatief eenvoudige en goedkope wijze op den duur een breder 'audience' te krijgen.

Ik zie hier wel een mogelijkheid voor ons. We kunnen als archivarissen onze vondsten, de leuke dingen die we tegenkomen, via Twitter bekend maken. En dan in een blog er wat meer over schrijven. Dat betekent wel dus eerst een blog maken en dan pas een tweet. Dus niet zoals ik dat nu heb gedaan. Een vondst over een petitie tegen een Deense film, welke de spot zou drijven met Jezus Christus. Bij toeval las ik in de inventaris van het archief van de Tweede Kamer dat die petitie in 1973 was ingediend. Uit nader onderzoek in de digitale Handelingen van de Staten-Generaal (prima gedaan Koninklijke Bibliotheek!) bleek dat het om een petitie met 5897 protesten ging, georganiseerd door de conservatieve katholiek Klaas Beuker, tegen een Deense film over het liefdesleven van Jezus. Eerst een blog maken, met een scan van een van de documenten, en dán pas een tweet de wereld insturen. Zoals ik het nu heb gedaan heeft het toch geen effect, omdat niemand de stukken kan zien.

Over het chatten ben ik iets minder enthousiast. Ik ben er met tegenzin aan begonnen, want ik heb er in het verleden wel enige harde woorden met mijn dochters over gehad. Die zijn het fenomeen inmiddels ontgroeid en beperken zich tot het sms-en. Ik heb dus een account, en inmiddels wel twee contacten. Maar het chatten lukt niet zo goed als het kletsen in real life. Maar ook hier zijn er mogelijkheden voor ons als archiefdienst. Het moet wél georganiseerd worden, want dit groeit niet vanzelf. Al was het maar omdat de infrastructuur een beetje moet worden aangepast (software installeren!). De medewerkers 'Studiezaal en Inlichtingen' zouden bij vragen van onderzoekers aan de balie of telefoon snel een vraagje kunnen intypen. De inhoudelijk goed ingevoerde collega's zouden dan daarop onmiddellijk kunnen reageren, voor zover ze het antwoord weten en voor zover ze op dat moment online zijn en de tijd ervoor hebben. Maar met een personeelsformatie als het Nationaal Archief moet dat toch lukken?

Wiki

Even geoefend met het maken van een Wiki. Dat is niet zo moeilijk. Het lijkt sterk om het maken van een blog. Maar het gezamenlijk onderhouden van een set samenhangende wiki-pagina's lijkt me wat lastiger. Oké, je kunt natuurlijk Gods water over Gods akker laten lopen en maar afwachten of de wisdom of the crowd er wat mooiers en beters van maakt. Dat levert soms fraaie resultaten op. Inmiddels zijn er zelfs op Wiki al een soort politieagenten bezig, waardoor de vrijheid toch aardig ingeperkt wordt.

Zelf had ik al enige ervaring met het aanvullen en corrigeren van bestaande wiki-artikelen. Dat kost vrij veel tijd als je dat zorgvuldig wilt doen. Maar mijn ervaring is dat in de meeste gevallen deze aanvullingen en verbeteringen door de "eigenaar" van die artikelen ongedaan gemaakt werden. Laat maar, denk ik dan...

Intern - bij DTNA - werken we wel met een wiki. Ook hier blijkt dat maar een of een enkele collega zich geroepen voelt om informatie aan te leveren in een vorm die in een wiki-artikel past. Hier is mijn ervaring dat het wijzigen écht lastig wordt als je gegevens op een andere wijze wilt ordenen, dus drie pagina's samenvoegen tot twee.

Een Wiki is een mooi instrument, maar het vereist, zoals de meeste instrumenten, tijd. Tijd om ervan gebruik te leren maken en tijd om er zorgvuldig mee om te gaan.

Tagging

Tagging door het publiek: dat zou mooi zijn als het voor de gewone bezoekers van onze website erg simpel zou zijn om inhoudelijke trefwoorden toe te voegen aan materiaal dat op onze site wordt gepresenteerd. En NA4All zal dat ook mogelijk maken. Maar of deze feature door het publiek ook gebruikt gaat worden waarvoor wij het bedoeld hebben, moet nog afgewacht worden. Uit de ervaringen met Flickr the commons is gebleken dat men wel wil reageren. Maar de hoeveelheid echt aanvullende informatie was toch erg beperkt.

Of onderzoekers ook nog bereid zijn aanvullend inhoudelijk commentaar te leveren bij beschrijvingen in onze archieftoegangen, waag ik te betwijfelen. O ja, het zal vast wel eens een keertje gebeuren. Onlangs kreeg ik het verzoek om bij een neutrale, nietszeggende beschrijving (ingekomen en minuten van uitgaande brieven) de mededeling aan te brengen dat er stukken in zaten betreffende de zeldzame gietijzeren kilometerpaaltjes. Volgend jaar kan de verzoeker dat zelf doen. Maar het zal heel sporadisch gebeuren. Misschien als het héél gemakkelijk en intuïtief kan: als je de stukken in de studiezaal raadpleegt en tegelijkertijd de digitale toegang op je laptop open hebt staan (hebben we gratis WiFi in de studiezaal?).

Voorlopig: eerst zien en dan geloven. Maar het is wel een tooltje met potentie.

Webdocs en Web 2.0

De technologie van Web 2.0 opent nieuwe mogelijkheden. Het samen aan een document werken is daarvan slechts één. Het is een mogelijkheid waarvan ik nou niet het gevoel heb: eindelijk kan het, wat heb ik daar lang op moeten wachten. Of we het gaan gebruiken, hangt van de mensen in je directe omgeving af. Zo heeft het jaren geduurd voordat we op kantoor massaal e-mail gingen gebruiken, terwijl de mogelijkheid er al was. Als je als eenling hieraan begint, zal het vrij zinloos blijken te zijn. Ikzelf ben niet zo'n voorloper. Ik ben wel nieuwsgierig, en snuffel graag, maar mijn gedrag veranderen, tja, dat is wel veel gevraagd. Zo heeft het ook enkele jaren geduurd voordat ik het nut ervoer van het World Wide Web. Nu zou ik niet meer zonder kunnen.

Google Docs en ZoHo zien er gelikt uit. Ze zijn wat traag. En echt grote documenten kunnen ze nog niet aan. Voorlopig houdt ik het even bij het bewerken van andermans documenten met de functie 'wijzigen aan'.

Flickr en andere plaatjes

Flickr kan mij persoonlijk maar matig bekoren. Ik heb er dan ook absoluut geen behoefte aan om mijn foto's op deze wijze te publiceren. De meeste foto's zijn voor anderen toch niet zo interessant.

Google Maps is een ander verhaal. Van dat programma maak ik geregeld gebruik, zoals je een atlas gebruikt. Het grootste voordeel is dat je de gehele wereld redelijk tot zeer gedetailleerd in kaart kunt krijgen, met foto's en met kaarten. Als ik naar een plaats toe moet waar ik nooit ben geweest, kijk ik altijd even in Ggoogle maps.

Voor het archiefwezen bieden deze speeltjes natuurlijk wel mogelijkheden. Het succes van het Nationaal Archief met Flickr the Commons is een voldoende bewijs.

Archieven zijn allemaal hetzelfde

Heb je wel eens gezocht op plaatjes van archieven op Flickr? Dan heb je gemerkt dat die plaatjes allemaal hetzelfde zijn. Je krijgt óf een foto te zien van een mooi gebouw, of een doorkijkje langs een rij stellingkasten, of je komt terecht in een oneindige reeks afbeeldingen van documenten. En van de kwaliteit van die plaatjes word ik meestal erg treurig: de opnamen zijn uit de hand genomen, met een slechte belichting. Inderdaad de tekst kun je lezen, maar daar is dan ook alles mee gezegd.



Plaatjes van archieven "in bewerking" zie je zelden. Die zijn ook niet zo sexy. Toch zie je hier een voorbeeld: het oude verpakkingsmateriaal is net verwijderd en kan worden afgevoerd. En het verpakte archief ziet er nu zó uit:



Wat nu nog ontbreekt, is een plaatje van het archief vóór bewerking. Maar die komt misschien een andere keer wel.

Na de zomerslaap weer verder

Na een enthousiast begin kwam meteen de klad erin. Blog maken, netvibes starten, RSS feeds (#4 en 5) toevoegen. En daar bleef het dan bij. Nou ja, ook nog effe wat twitteren. De RSS feeds zijn nuttig, maar je loopt groot gevaar overladen te worden met informatie. Want in deze feeds zit toch 95% info die je eigenlijk wilt overslaan. Maar soms word je toch ook op zaken geattendeerd, die je anders gemist zou hebben. Uiteraard heb ik wat egofeeds toegevoegd, waarbij gezocht wordt op mijn eigen naam (levert bijna nooit wat op), op 'rijksarchief', 'nationaal archief' en 'archiefonderzoek'. De buienradar die ik op mijn Netvibes-pagina heb toegevoegd, is wel mijn favoriet: even kijken of ik droog over kom als ik het gebouw verlaat.

Dit zal ik wel blijven gebruiken, maar heel selectief.